Tietosuoja- ja saavutettavuusselosteet ja muuta tärkeää tietoa

Tampereen kesäyliopiston tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä

Tampereen kesäyliopistoyhdistys ry
Y-tunnus 0155581-7
Yliopistonkatu 60 A, 33100 Tampere
puh. 050 303 1178

2. Yhteystiedot rekisteriä koskevissa asioissa

Tampereen kesäyliopisto
Yliopistonkatu 60 A, 33100 Tampere

puh. 050 303 1178

toimisto@tampereenkesayliopisto.fi

3. Ylläpidettävät rekisterit

  • Tampereen kesäyliopiston kurssihallintajärjestelmä (HelleWin tietosuojaseloste)
  • Sähköpostimarkkinointirekisteri (tietosuojaseloste)
  • Opettajarekisteri (sisältyy kurssinhallintajärjestelmään)
  • Taloushallintorekisteri (Netvisor-seloste)
  • Opintosuoritusrekisteri (sisältyy kurssinhallintajärjestelmään, lisäksi fyysiset rekisterit)

4. Rekisterien käyttötarkoitus

Opiskelijoita koskevat tiedot kerätään kursseista tiedottamista, kurssimaksujen laskuttamista, kurssisuoritusten tallentamista ja rekisteröintiä sekä lakisääteistä tilastointia varten. Mikäli työnantaja tai yritys maksaa koulutuksen osallistumismaksun osittain tai kokonaan, tallennetaan myös maksajan tiedot ja sovittu laskutusjärjestely.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin voidaan tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein.

Opiskelijoiden nimeä, kotiosoitetta ja sähköpostiosoitetta saatetaan käyttää Tampereen kesäyliopiston tulevien kurssien markkinoinnissa, mikäli opiskelija itse on antanut siihen suostumuksensa.

Opettajia koskevat tiedot kerätään palkanmaksua ja lakisääteistä tilastointia varten.

Rekisterin sähköiset osa-alueet on ulkoistettu Wildfrost Oy:lle (palveluntarjoajan tietosuojaseloste).

5. Kurssinhallintarekisterin tietosisältö

Henkilöstä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

Henkilön yksilöintitiedot:
• Etunimi (pakollinen)
• Sukunimi (pakollinen)
• Henkilötunnus (joissakin tapauksissa avoimen yliopiston opinnoissa*) tai
syntymäaika
• Nimen jatko
• Lähiosoite, postinumero ja postitoimipaikka (pakolliset)
• Sähköpostiosoite (pakollinen)
• Puhelinnumero (pakollinen)

Lakisääteiset tilastointitiedot (ei yhdistetä henkilöön):
• Nykyinen oppilaitos
• Äidinkieli (pakollinen)
• Kunta (pakollinen)
• Koulutustausta (pakollinen)
• Ammattiala (pakollinen)
• Opintojen tarkoitus (pakollinen)
• Ammatti
• Tilastoitava toiminta (pakollinen)
• Tiedotelupa (kyllä/ei, pakollinen)

 

Tiedot asiakkaan tilaamista palveluista:
• Kurssit joille asiakas osallistuu (pakollinen)

 

Yrityslaskutus (kerätään mikäli työnantaja, yritys tai huoltaja maksaa osallistumisen):
• Y-tunnus (pakollinen)
• Organisaatio (pakollinen)
• Puhelinnumero (pakollinen)
• Sähköpostiosoite (pakollinen)
• Yhteyshenkilö
• Katuosoite (pakollinen)
• Postinumero (pakollinen)
• Postitoimipaikka (pakollinen)
• Verkkolaskuosoite
• Välittäjän tunnus
• Välittäjän nimi
• Maksajan viite

Muut:
• Vapaamuotoinen lisätieto ilmoittautumisen yhteydessä

*) henkilötunnus tarvitaan joissain tapauksissa opiskelijan tunnistamiseen ja opintosuoritusten rekisteröintiin.

 

    6. Taloushallintorekisterin tietosisältö

    Tallennettavat tiedot ilmenevät Tampereen kesäyliopiston henkilöstön sekä opettajien itse antamista tiedoista, joita käytetään työ- ja toimeksiantosuhteiden ylläpitämisessä ja niihin liittyvien lakisääteisten velvoitteiden hoitamisessa (palkanmaksu, TyeL, verot jne.)

     

    7. Opintosuoritusrekisterin tietosisältö

    Tietolähteenä on henkilö itse ilmoittautumistietojen perusteella sekä opettaja kurssin suoritus-/koetulosten osalta.

    Opintosuoritusten rekisteröimistä ja tallentamista varten henkilöstä voidaan tallentaa seuraavia tietoja:

    • henkilön nimi
    • henkilötunnus tai syntymäaika
    • arvosana
    • kurssin tai koulutuksen nimi
    • kurssin tai koulutuksen laajuus tunteina tai opintopisteinä
    • kurssin tai koulutuksen ajankohta
    • suorituspäivä
    • muut opettajan tarpeelliseksi kokemat tiedot (korvaavat tehtävät ym.)

    8. Säännönmukaiset tietolähteet

    Rekisterin tiedot ovat opettajien ja opiskelijoiden ilmoittamia tietoja. Opiskelijat syöttävät tietonsa ilmoittautuessaan kurssille. Opettajat ilmoittavat tietonsa suullisesti, puhelimitse tai sähköpostilla. Ulkopuolisia tietolähteitä ei käytetä.

     

    9. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

    Tallennetut tiedot on tarkoitettu Tampereen kesäyliopiston sisäiseen käyttöön. Opiskelijan tietoja voidaan luovuttaa opettajan tai kouluttajan käyttöön niiltä osin, jotka ovat tarpeellisia suoritustietojen tallentamista varten. Opiskelijan osallistuessa Tampereen kesäyliopiston järjestämiin avoimiin korkeakouluopintoihin hänen henkilötietonsa ja tiedot hänen opintosuorituksistaan ko. opinnoissa luovutetaan sille korkeakoululle, jonka opintovaatimusten mukaisista opinnoista on kyse. (Yliopistolaki (558/2009)) 

    Lukioyhteistyösopimuksen mukaisesti opiskelevien tiedot opintosuorituksista luovutetaan myös siihen toisen asteen oppilaitokseen, jossa henkilö opiskelee.

    Rekisterin tietoja saatetaan luovuttaa ulkopuolisten käyttöön myös perintätapauksissa (perintätoimisto Lowell Suomi Oy).

    Jos asiakas toimittaa Tampereen kesäyliopistolle hänen tai hänen työnantajansa laskutustiedot, hänen laskutukseensa liittyvät tiedot siirretään laskutuspalveluiden tuottajalle, Visma Solutions Oy:lle. (Tietosuojaseloste kohdassa 3)

    Tilastokeskukselle, Opetushallitukselle ja Suomen kesäyliopistot ry:lle toimitetaan vuosittain koulutustilastojen laatimista ja koulutusjärjestelmän seurantaa koskevien selvitysten laatimista varten (TilastoL 280/2004) tilastotietoja mm. opiskelijoiden ja opettajien lukumäärästä, kurssiosallistumisten ja opetustuntien määrästä, opiskelijoiden ja opettajien taustatiedoista ym. Luovutettuja tilastotietoja ei voi yhdistää yksittäiseen henkilöön.

     

    10. tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

    Rekisteröidyn tietoja ei siirretä ulkomaille ilman rekisteröidyn suostumusta.
    Rekisteröidyn suostumuksella rekisteröidyn tiedot (nimi ja sähköposti) luovutetaan markkinointirekisteriimme, jonka palvelinylläpito on ulkoistettu SendinBluelle, sendinblue.com. Sendinbluen palvelimet sijaitsevat EU:n alueella. (Tietosuojaseloste kohdassa 3)

    Tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.

     

    11. Rekisterin suojauksen periaatteet

    Tampereen kesäyliopisto vastaa rekistereihin tallennettavien tietojen asianmukaisesta suojauksesta, käytönvalvonnasta ja tietoturvasta.

    Kurssinhallintaohjelmiston (HelleWi / Wildfrost Oy) tietoturvasta vastaa järjestelmän ylläpitäjä. (Tietosuojaseloste kohdassa 3). Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan käyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto ja opettajat) käyttöoikeudet.

    Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

    Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain asianmukaisella henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

    Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

    • Manuaalinen aineisto
      Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa.
      Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa
      Kesäyliopiston henkilöstö on allekirjoittanut vaitiolositoumuksen. Vaitiolovelvollisuus jatkuu työsuhteen päättymisenkin jälkeen.
    • Sähköisesti käsiteltävät tiedot
      Tietojärjestelmiin pääsy on rajattu käyttöoikeuksilla. Käyttöoikeus on voimassa henkilön työsuhteen ajan.

    12. Evästeet

    Tampereen kesäyliopisto käyttää sivuston kävijöiden seurantaan ja uudelleenmarkkinointiin Google Analytics-palvelua, joka hyödyntää evästeitä. Palvelulla kerätään nimettömiä käyttäjätietoja parantaaksemme sivuston toimintaa ja markkinoinnin kohdentamista. Google Analytics- palvelu tallentaa anonyymisti tietoja siitä, millä sivulla käydään, kuinka kauan viivytään sivustolla, mitä kautta sivustolle tullaan ja mitä linkkejä klikataan. Kävijäseurannan voi estää Google Analyticsin opt-out – toiminnolla https://tools.google.com/dlpage/gaoptout (sivu on englanninkielinen).

    Lisäksi sivuillamme käytetään Facebookin evästeitä, joiden avulla seurataan Facebook- ja Instagram -mainosten ja päivitysten tehokkuutta ja kohdentamista.

     

    13. Tarkastusoikeus

    Henkilöllä on Henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja henkilörekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee suorittaa seuraavilla tavoilla:

    1) Sähköpostitse osoitteeseen toimisto@tampereenkesayliopisto.fi. Henkilöllisyyden todistamiseksi tarkastuspyyntö on tehtävä samasta sähköpostiosoitteesta, kuin millä alkuperäinen rekisteröinti on suoritettu. Vaihtoehtoisesti henkilöllisyys on todistettava muilla tavoin.
    2) Fyysisesti Tampereen kesäyliopiston toimistolla virka-aikoina osoitteessa Yliopistonkatu 60A, 33100 Tampere. Varaathan mukaasi kuvallisen henkilöllisyystodistuksen.

     

    14. Tiedon korjaaminen

    Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto (Henkilötietolaki 29 §).

    Henkilöllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Korjaamisvaatimus tulee suorittaa seuraavilla tavoilla:

    1) Sähköpostitse osoitteeseen toimisto@tampereenkesayliopisto.fi. Henkilöllisyyden todistamiseksi korjaamisvaatimus on tehtävä samasta sähköpostiosoitteesta, kuin millä alkuperäinen rekisteröinti on suoritettu. Vaihtoehtoisesti henkilöllisyys on todistettava muilla tavoin.
    2) Fyysisesti Tampereen kesäyliopiston toimistolla virka-aikoina osoitteessa Yliopistonkatu 60A, 33100 Tampere. Varaathan mukaasi kuvallisen henkilöllisyystodistuksen.

     

    15. Kielto-oikeus

    Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

     

    16. Henkilötietojen säilytysajat

    Rekisterien sisältämien henkilötietojen säilytysajat perustuvat arkistonmuodostussuunnitelmaan, jonka mukaan tiedot säilytetään toistaiseksi.