Kurssien tai ryhmien hallintajärjestelmän henkilötietokanta (Hellewi)

Rekisterin pitäjänä toimii Tampereen kesäyliopisto / Tampereen kesäyliopistoyhdistys ry.

Rekisterin vastuuhenkilönä toimii rehtori, jonka tehtäviin kuuluu huolehtia, että järjestelmää hoidetaan asianmukaisesti.  Vastuuhenkilö tarkistaa käyttöoikeudet tarvittaessa ja huolehtii siitä, että järjestelmän käyttö ohjeistetaan ja että käyttäjille annetaan riittävä koulutus.

Rekisteriasioita hoitava henkilöstö

Rekisteriasioita hoitavia työntekijöitä ovat:

kurssisihteeri
koulutussihteeri
koulutuskoordinaattori
taloussihteeri
rehtori

Rekisteriasioita hoitavan henkilöstön tehtävänä on toteuttaa käyttöoikeudet niiden myöntämisen jälkeen sekä antaa tarkempia tietoja rekisteristä ja rekisteröidyn oikeuksista.

Rekisterin käyttötarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste

Järjestelmään rekisteröidään asioiden hoitamisen kannalta ja rekisteröityjen oikeusturvan kannalta tarpeelliset tiedot. Rekisteröidyt henkilöt ovat asianosaisia käsiteltävissä asioissa, jotka rekisteröidään järjestelmään.

Rekisterissä olevat opettajia tai ryhmän vetäjiä koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta heidät saadaan riittävän tarkasti yksilöityä palkantilauksia varten.

Rekisterissä olevat ryhmien osallistujia koskevat tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, jotta osallistujat saadaan riittävän tarkasti yksilöityä kursseille/ryhmiin ja jotta osallistumismaksut kohdentuvat oikein.

Jos osallistuja on alaikäinen, rekisteriin tallennetaan huoltajan tiedot, jotta laskutus voidaan kohdentaa oikein. Mikäli täysi-ikäinen henkilö haluaa laskunsa esim. työnantajalle, voi hän ilmoittaa työnantajan tiedot laskun lähettämistä varten.

Lisäksi kerätään asiakaspalvelun, toiminnan suunnittelun ja tilastoinnin kannalta tarpeellisia tietoja. Rekisterissä tiedot ovat viranomaiselle välttämättömiä, valtionhallinnon ja kaupungin viranomaisten edellyttämien tilastotietojen tuottamista varten.

Rekisterin tietosisältö

Sukunimi ja kutsumanimi pakolliset.
Henkilötunnus opettajille pakollinen palkanmaksua varten.
Syntymäaika ryhmän osallistujalle pakollinen henkilön yksilöimiseksi ja laskutusta varten.

Mikäli osallistuja on alaikäinen, huoltajan syntymäaika on pakollinen.

Osoite tai huoltajan osoite postitusta varten pakollinen.

Kotikunta tilastointia varten.

Puhelinnumero pakollinen kurssimuutoksista tiedottamista varten.

Sähköpostiosoite ilmoittautumisen vahvistusilmoitusta ja tiedottamista varten.

Lisäksi:
Tutkinto tilastointia varten (OPH).
Pääasiallinen toiminta tilastointia varten (OPH).
Äidinkieli tilastointia varten pakollinen (OPH).
Sukupuoli tilastointia varten pakollinen (OPH).

Muita tilastotietoja kerätään Tilastokeskusta varten.

Rekisterin säännönmukaiset tietolähteet

Kurssien/ryhmien osallistujien tietoja ylläpidetään asianosaisilta saaduilla tiedoilla kurssille/ryhmään kirjautumisen yhteydessä.
Opettajan tiedot saadaan opettajalta kurssin/ryhmän opettajaksi/vetäjäksi palkkaamisen yhteydessä.

Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Opiskelijan osallistuessa Tampereen kesäyliopiston järjestämiin avoimiin korkeakouluopintoihin hänen henkilötietonsa ja tiedot hänen opintosuorituksistaan ko. opinnoissa voidaan luovuttaa kesäyliopiston toimesta sille korkeakoululle, jonka opintovaatimusten mukaisista opinnoista on kyse. Lukioyhteistyösopimuksen mukaisesti opiskelevien tiedot opintosuorituksista luovutetaan myös siihen toisen asteen oppilaitokseen, jossa henkilö opiskelee. Rekisterin tietoja saatetaan luovuttaa ulkopuolisten käyttöön myös perintätapauksissa (perintätoimisto Lowell Suomi Oy). Jos asiakas toimittaa Tampereen kesäyliopistolle hänen tai hänen työnantajansa sähköiset laskutustiedot, hänen laskutukseensa liittyvät tiedot siirretään sähköisen laskutuksen palveluiden tuottajalle, Visma Solutions Oy:lle. Rekisterissä olevia tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille, suoramarkkinointiin, markkina- ja mielipidetutkimuksiin, henkilömatrikkeleihin eikä sukututkimuksiin. Opettajien henkilötiedot siirretään palkkion maksua varten Visma Solutions Oy:n järjestelmään.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta näiden alueiden ulkopuolelle.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteri on tarkoitettu ainoastaan palveluntarjoajan sisäiseen viranomaiskäyttöön, johon käyttäjille määritellään käyttäjäryhmäkohtaiset (hallinto, päätoimiset opettajat, tuntiopettajat ja ilmoittautumisten vastaanottajat) käyttöoikeudet.

Käyttöoikeus päättyy henkilön siirtyessä pois niistä tehtävistä, joita varten hänelle on myönnetty käyttöoikeus. Samalla poistetaan käyttäjätunnus.

Järjestelmää käytetään verkkoympäristössä aina SSL-suojatussa yhteydessä. Järjestelmän palvelinlaitteet säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain atk-henkilöstöllä. Tietokoneet, joilla järjestelmää käytetään, sijaitsevat valvotuissa tiloissa.

Palveluntarjoaja huolehtii järjestelmän tietojen varmuuskopioinnista säännöllisesti.

Tarkastusoikeus

Asiakkaalla on henkilörekisterilain (Henkilötietolaki 523/1999, 10§) mukainen oikeus tarkistaa, mitä häntä
koskevia tietoja on tietokannassa.

Rekisteröity henkilö voi esittää tarkastusoikeutta koskevan pyynnön henkilökohtaisesti tai kirjallisesti rekisteriasioita hoitavalle henkilöstölle: toimisto@tampereenkesayliopisto.fi.

Tarkastusoikeus toteutetaan pääsääntöisesti viikon kuluessa pyynnön esittämisestä. Rekisteriin ei sisälly sellaisia tietoja, joiden osalta tarkastusoikeutta ei voisi toteuttaa.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Henkilötietojen virheettömyys tarkistetaan kurssille/ryhmään ilmoittautumisen tai työsuhteen alkamisen yhteydessä.

Rekisteröity voi esittää virheellisen tiedon oikaisupyynnön palveluntarjoajalle henkilökohtaisesti tai kirjallisesti.

Kielto-oikeus

Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen käyttö markkinointitarkoituksessa.

Rekisteröidyn informointi

Rekisterin tietokannassa oleville ilmoitetaan suullisesti tai kirjallisesti siitä, että häntä koskevat nimi- ja yhteystiedot on rekisteröity järjestelmään ja että järjestelmän tietosuojaseloste on nähtävillä palveluntarjoajan toimistoissa ja www-sivuilla.

Rekisterihallinto

Tampereen kesäyliopisto / Tampereen kesäyliopistoyhdistys ry. käyttää rekisterinpitäjänä rekisteriä koskevaa päätösvaltaa. Yhdistys on siirtänyt päätösvallan rehtorille.